SAP System Status vs User Status

System Status dan User Status sering kita jumpai pada beberapa master data dan juga business proses pada PM Module. Seperti yang kita temukan pada Equipment, Maintenance Notification, Maintenance Order. Apa perbedaan mendasar antara keduanya?

SYSTEM STATUS

System status merupakan status yang sudah di set / di setting by system secara internal sebagai bagian dari general status management, dan tidak dapat diubah. Status pada system status ini akan merepresentasikan kondisi business proses tertentu. Kita tidak bisa mengubah secara manual langsung pada status ini. Status akan otomatis berubah, tergantung transaksi apa yang sedang terjadi pada saat itu. Sebagai contoh ketika maintenance order baru saja dilakukan release (klik bendera hijau), maka system status akan otomatis berubah dari CRTD menjadi REL, yang artinya saat ini maintenance order tersebut sudah dilakukan Release (REL).

USER STATUS

User status merupakan status yang di setting oleh user (konsultan SAP PM) untuk melengkapi informasi dari system status. User status ini dapat digunakan jika setting status profile sudah di buat dan di assign pada technical object / business proses yang terkait. Apa saja fitur yang bisa di dapat melalui setting user status ini?

Pertama,

User status sangat flexible dalam pembuatannya, dimana user bisa melakukan setting jenis-jenis status yang di inginkan, bahkan jika perlu, dilakukan deletion jika memang sudah tidak di butuhkan lagi. Sebagai contoh, ketika Maintenance Order sudah dilakukan release, kita membutuhkan informasi tambahan, apakah Order ini sudah release namun masih waiting for material, waiting for resource, waiting for budget, Work in Execution atau kondisi apa, secara detail yang sedang terjadi. Sehingga dengan menggunakan user status ini, Planner dapat mengkomunikasikan keadaan order dengan user terkait. Cukup dengan melihat user status, user dapat mengetahui kondisi yang sedang berjalan. Selain itu, kita bisa memilih multiple user status, sesuai dengan kondisi real dari order tersebut, yaitu set sebagai pilihan yang checkbox. Atau bisa juga kita set sebagai radio button, sehingga hanya bisa di pilih salah satu kondisi. Kedua checkbox dan radio button dapat digunakan secara bersamaan. Untuk setting checkbox, jangan beri number pada setting status number nya. Kebalikannya, untuk radio button, beri urutan pada setting status numbernya.

Kedua,

Selain itu, user status dapat di pilih secara manual maupun di set secara otomatis ketika sebuah business proses dilakukan, sebagai contoh, ketika order di set Release, maka user status akan berubah otomatis menjadi Release for Execution

Ketiga,

Kita juga bisa melakukan setting operasi mana yang di ijinkan / dilarang untuk dilanjutkan ketika user status tertentu sedang aktif.

Keempat,

Sama hal nya dengan system status yang dapat di assign otorisasi nya pada user tertentu, User Status juga dapat di assign otorisasinya, sesuai dengan role yang di dapat. Namun untuk user status, kita harus melakukan setting Auth code pada detail status profile, sehingga dari kode yang ada pada Auth code tersebutlah bisa kita assign di dalam role, yaitu pada object Cross-application Authorization Objects dengan Auth Object B_USERSTAT dan B_USERST_T. Sebagai contoh, jika user status Release for Execution hanya bisa di update / di ubah oleh role di Approval Maintenance Order, maka harus di assign setting nya pada role tersebut .


Kelima,

Kita dapat melakukan setting initial status, sebagai contoh, jika Sebuah Equipment baru saja di create, maka user status akan secara otomatis menjadi OP (Operation)

Keenam,

Kita dapat menentukan sequence dari user status, dimana urutan dari satu user status ke user status yang lain, di setting tahapannya hingga akhir, maupun tidak perlu ditentukan sequence nya (bebas pemilihannya). Untuk sequence, kita dapat melakukan setting lowest and highest status numbernya. Sebagai contoh, dari urutan In planning, Planning complete, Release for execution, Work in Execution, Finished, dan Closed order, untuk kondisi sudah di posisi 04 – Planning Complete, jika 1 step ke atas yang bisa dilakukan adalah set Release for execution, maka set Highest status number dengan 3 (nomor 3 adalah milik 10 – Release for Execution) yang artinya proses perubahan status selanjutnya tidak bisa loncat ke work in execution, dan status di atasnya. Kemudian set Lowest status number dengan 2 (nomor 2 adalah milik 04 – Planning complete) yang artinya proses perubahan status sebelumnya tidak bisa mundur ke In planning lagi (dimana Status numbernya adalah no 1).


Untuk non sequence, setting nya lebih mudah, dimana kita cukup melakukan setting Lowest number di angka 1 untuk seluruh status, kemudian pada Highet numbernya di angka urutan status yang paling besar. Sebagai contoh untuk equipment user status, kita bisa sangat flexible untuk dapat mengganti statusnya, tergantung kondisi terkait si equipment tersebut. Dikarenakan pada contoh di bawah ini ada 8 jenis status, maka kita set 8 sebagai highest status nya.

Ketujuh,

Kita dapat mendokumentasikan fungsi dari tiap user status pada long text di konfigurasinya. Sehingga dapat tercatat jelas apa fungsi dari tiap-tiap user status, do and don’t nya.

PS : Untuk assignment status profile pada Maintenance Notification & Order, status profile dapat di setting di tiap Notification & Order Type nya, Sedangkan untuk equipment dapat di setting di tiap Equipment Category

Semoga bermanfaat 🙂

Leave a Reply

Please log in using one of these methods to post your comment:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s